Zelf gebouwd, zelf in gebruik: STIP en TRACE

2 juli 2026

Onze twee belangrijkste interne systemen kun je nergens kopen. Onze projectadministratie heet STIP, onze urenregistratie heet TRACE. Allebei zelf gebouwd, allebei elke dag in gebruik. In dit artikel vertellen we waarom we ze bouwden, hoe ze in elkaar zitten en wat we ervan leerden voor het werk dat we voor klanten doen.

Waarom geen pakket paste

Voor projectbeheer en urenregistratie bestaan tientallen pakketten, en veel daarvan zijn prima software. Toch liepen we bij het inrichten steeds tegen hetzelfde patroon aan: het pakket dekt het grootste deel van het werk, maar juist het deel dat er voor ons toe doet blijft liggen. Uren die direct aan het juiste project en de juiste klant hangen. Kosten die in hetzelfde overzicht meelopen. Rapportages die aansluiten op hoe wij factureren.

Het gevolg kennen veel ondernemers: lijstjes naast het pakket, gegevens overtypen, en betalen voor functies die je nooit aanraakt. Precies het gat waar we het bij klanten zo vaak over hebben, zaten we zelf ook in.

Wat we bouwden

Dus bouwden we het zelf. STIP staat voor Service Tracking & Issue Platform: daar leven onze klantprojecten, met issues, voortgang en afspraken op één plek. TRACE staat voor Time, Routes, Activities, Costs & Expenses: urenregistratie en kostenbeheer, gekoppeld aan diezelfde projecten. Wat in STIP een project is, is in TRACE de plek waar de uren en kosten landen. Geen overtypen, geen losse lijstjes.

Beide systemen draaien op het fundament dat we klanten ook beloven: één centrale inlog, gehost binnen de EU, met back-ups en toegangsbeheer op orde.

Wat dagelijks gebruik ons leerde

Zelf elke dag met je eigen software werken is de eerlijkste leerschool die er is. Een paar lessen die we meenemen naar elk klantproject:

Software is nooit af. Ons werk verandert, dus onze tools veranderen mee. Bij eigen software is dat een kleine aanpassing in plaats van een verzoek op de wensenlijst van een leverancier. Dat is misschien wel het grootste verschil met een pakket: de software volgt het proces, niet andersom.
Klein beginnen werkt. De eerste versie van beide systemen deed minder dan we dachten nodig te hebben. Wat we misten, bouwden we erbij zodra het in de praktijk knelde. En een deel van de plannen die vooraf onmisbaar leken, bleek in de praktijk overbodig. Die zijn er nooit gekomen, en we missen ze niet.
De strengste gebruiker ben je zelf. Elke onhandigheid in STIP of TRACE voelen we zelf, elke dag opnieuw. Dus verdwijnt die. Software die je zelf moet gebruiken, houd je vanzelf eenvoudig.

Wat een klant hieraan heeft

Dezelfde aanpak nemen we mee naar het werk voor klanten: eerst begrijpen hoe het proces loopt, dan pas bouwen. Snel een eerste werkende versie, en daarna bijsturen op basis van echt gebruik in plaats van een dichtgetimmerd plan vooraf.

Veel bedrijven in transport, logistiek en productie herkennen het gat waar wij in zaten: werkbonnen op papier, planning in Excel, systemen die niet met elkaar praten. Dat gat is te dichten met een tool die op het proces is gebouwd. En soms is bestaande software gewoon de betere keuze; dan zeggen we dat ook.

Benieuwd hoe dat er voor jouw bedrijf uit zou zien? Neem contact op, dan kijken we mee.