Business Operating System: waar je bedrijf op draait

Een ERP is een systeem. Daarnaast draait een bedrijf op een planning, een webshop, een CRM, de boekhouding, de Excel van de werkvoorbereiding, de mailbox en sinds kort een AI die ergens meeleest. Onlangs viel in een gesprek een term die bleef hangen: Business Operating System.

Een term, twee lagen

De term komt uit de managementwereld. Daar staat een Business Operating System voor de manier waarop je je bedrijf bestuurt: de afspraken, het overlegritme, de cijfers op een scorebord en wie waarvoor verantwoordelijk is. Toyota en Danaher zijn de bekende voorbeelden uit de industrie, EOS is de methode die veel MKB-bedrijven kennen. Die laag is van jou en je team, en een goede methode of begeleider helpt je die scherp te krijgen. Softwareleveranciers gebruiken de term daarnaast voor hun alles-in-een-pakket, met de belofte dat het alles vervangt wat je hebt.

Wij lezen de term letterlijk en kijken naar de laag eronder: de systemen waarin die afspraken en cijfers leven. Het besturingssysteem van je bedrijf is alles wat er nu al draait, plus de verbindingen ertussen. Het is gegroeid uit de keuzes die je door de jaren heen hebt gemaakt, en daarom heeft elk bedrijf er een, ook zonder dat iemand het zo noemt.

De twee lagen horen bij elkaar, want de cijfers op je scorebord komen uit je systemen. Werken die samen, dan kloppen de cijfers vanzelf, week na week. Elke koppeling die ontbreekt, is een collega die iets overtypt en een scorebord dat een week achterloopt.

Wie beheert het geheel?

Elk los systeem heeft een leverancier die het onderhoudt en een helpdesk die je kunt bellen. Het geheel ertussen heeft in de meeste bedrijven de eigenaar als beheerder, of de collega die weet hoe de koppeling met de webshop in elkaar zit. Dat gaat goed tot een systeem een update krijgt, die collega op vakantie is of een leverancier stopt. Dan blijkt hoeveel werk er tussen de systemen hangt, en bij wie dat terechtkomt.

Drie vragen om het bij jezelf te toetsen

• Welk systeem is leidend voor klanten, artikelen en prijzen, en weet iedereen in het bedrijf dat?
• Hoe vaak per dag typt iemand iets over van het ene systeem in het andere?
• Wie weet wanneer welk contract afloopt en welk onderdeel over drie jaar aan vervanging toe is?

Wie alle drie vlot kan beantwoorden, heeft het geheel in beeld. Bij de meeste bedrijven groeide het sneller dan de aandacht ervoor, en daar begint het werk van een vaste beheerder.

Wat wij doen

RolIT B.V. is de partner voor je bedrijfssoftware, naast het IT-bedrijf dat de werkplekken, het netwerk en de licenties regelt. Je systemen blijven staan; wij laten ze samenwerken, houden de koppelingen draaiend, bewaken back-ups en toegang van de applicaties en kijken elk kwartaal met je vooruit: wat moet erbij, wat kan weg en wat is over drie jaar aan vervanging toe. Dat doen we voor een vast bedrag per maand. Zo heeft ook deze laag een eigenaar.